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如何做好档案保管及利用环节中的保密工作
更新时间:2013-11-21

 

  如何做好档案保管及利用环节中的保密工作

     

    随着365体育彩票新情况新问题的不断出现,档案保管及利用环节的保密性要求越来越高,现就如何做好档案保管及利用环节的保密工作,谈几点看法。

 一、提高档案管理人员的综合素质

   档案管理必须提高自身的综合素质和保密意识。一是较强的政治素质,恪尽职守,做好365体育彩票;二是较强的档案法制意识,熟悉档案法律法规内容;三是熟练掌握涉密载体(档案管理专用计算机、移动硬盘、软盘)的操作技能;四是较强的档案保密意识,严格贯彻执行国家保密法规,遵守保密纪律。365体育彩票人员要明确保密职责,定期签订保密承诺责任书,并严格履行保守国家秘密和工作秘密的义务。365体育彩票人员要维护档案的完整和安全,按章办事,防止失、泄密事故发生,做到不该说的国家秘密不说,不该知道的国家秘密不问,不该看的国家秘密不看,不该记录的国家秘密不记录。

  二、做好涉密档案的安全保管工作

  涉密文件密级的划分、变更和解密,必须按照国家有关制度和规定办理。根据《保密法》规定,将涉密档案文件划分为绝密机密秘密三级。档案管理人员要根据档案的不同密级采取相应的管理措施,确保涉密档案不失、泄密。

  国家秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律、法规的保护。国家秘密事项在一定时间内如被泄露,将会对国家安全和利益造成危害。《国家秘密保密期限的规定》对不同密级的保密期限有着严格的规定:除有特殊规定外,绝密级事项不超过30年,机密级事项不超过20年,秘密级事项不超过10年。这里所说的特殊规定是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为长期。凡规定为长期的秘密事项,在授权机关解密前,其他机关、单位应当对其采取长期保密措施,不得擅自决定解密和随意对外提供利用。按照有关规定要求,涉密档案应与非涉密档案分别保管,涉密档案要用单独的库房和相应的保管设备,确保涉密档案的安全。

  当然,档案在保管过程中,其密级不是一成不变的,而是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的,大多数是降密或解密。作为档案管理人员应对档案的密级变化做到了如指掌,及时做好本单位涉密档案的升密、降密、解密工作。

  三、加强涉密载体管理、确保档案信息安全

  各单位要配置档案专用计算机,并采取有效的身份认证措施,将局域内网与公共外网实行物理隔离,涉密文件具有相应的密级标识,非涉密计算机不得与涉密网络相连。档案管理人员要对涉密移动存储进行严格登记,并定期对涉密电子文档和存储、处理过涉密信息的计算机、移动硬盘、软盘、光盘、优盘、录音带、录像带等进行全面、彻底的清理,严格把把好涉密载体保密关,确保涉密档案信息安全。 

  四、加强档案利用过程中的监督工作

  加强档案利用监督是确保档案利用过程中不失密、不泄密的重要举措,能有效地发现和制止档案利用过程中不利于档案保密的不良行为,从而做到既能让百姓利用档案,又能保证档案的完整与安全,特别是档案信息安全。要加强档案制度建设,确保档案利用工作有序进行。档案利用制度一般有档案阅览制度、档案外借制度、档案复制制度等。要根据实际情况,对不同层次的利用者确定不用的利用范围,规定不同的审批手续,使档案利用工作有章可循和不失、泄密。涉密档案的调阅必须经指定领导审批,认真履行登记、签字手续,任何人无权擅自调阅。涉密档案利用完毕后应及时清对、检查,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,全力进行补救。

 

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