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档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求(文书业务、会计声像、实物电子、科技
作者:赵康  更新时间:2014-3-12

档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求(文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技)
一、档案整理几个概念
(
)档案整理定义:是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制
目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。
(二)档案整理的基本要求:遵循
文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。
(三)档案整理的文件范围:凡是本机关工作活动中形成的,具有查考保存价值的文件材料,包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等,在办理完毕后均须整理保存。
(四)档案整理的方法:一是以案卷为单位整理。二是以为单位整理。
1
、以案卷为单位整理。
1
)以案卷为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2
)所谓案卷,就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。
3
)以案卷为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种,硬卷皮型号有1.21.52.0cm三个规格,以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4
)以案卷为单位档案整理的依据是198712月国家档案发布的《机关
365体育彩票业务建设规范》和《文书档案案卷格式》
5
)以案卷为单位档案整理的适应范围
1)大部分单位短期保管(现10年)的文书档案,乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按整理
2)各单位专门业务档案一般按或是整理。
3)科技档案按整理,整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家
档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DAT2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
4)365体育app按盒(卷)整理,整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《365体育app管理办法》(财会字〔199832号)。
6
)按整理的文件整理步骤是:文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
2
、以为单位整理。
1
)以为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位即来进行整理。
2
)一般来讲,一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件,正文与文件处理单为一件(处理单包括:收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等),转发件与被转发件为一件,正文与附件作为一件,原件与复制件为一件,报表、名册、图册、刊物等每册为一件,来文与复文及其他相关文件可为一件。
3
)以为单位整理的档案,其基本保管单位是件。以为单位整理的文书档案最后要装入档案盒内。
4
)以为单位文书档案整理的依据是200612月国家档案局发布的8号令和200012月发布的《
归档文件整理规则》。
5
)以为单位档案整理的适应范围:
1)全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按整理。
2)企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按整理,
3)声像、电子、实物档案按整理,
电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)执行。
6
)按整理的档案整理步骤是:文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册档案排架。
二、档案分类、档号编制
(一)档案的分类原则:以各单位全部档案为对象,依据其基本职能,结合档案内容、形成特点以及载体形式,保持档案之间的有机联系,实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化,便于档案的科学管理与开发利用。
     
(二)档案的分类和大类设置办法
     1
、大类的设置
      
原则上每各单位设置八个大类,即文书档案、业务档案、科技档案(含科研、基建、设备仪器等)、365体育app、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。
      2
、各类内档案的分类办法
       1
、文书档案分类有4种方法
1
)保管期限---
年度分类法,即先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类。

   
我县以整理的档案多数单位采用这种方法,采用这种分类比较便于操作,尤其对于小单位,而对于大一些的单位,虽说不用份问题,但为了查找方便,还是要遵照传统立卷方法和归档文件整理的原则,将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系(针对本级)的材料组合在一起;将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起;将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起;将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起;对于纯上级文件或下级文件,在实际操作中,如果上、下级文件不多,则和本级合并装盒归档,如果上级文件和下级文件较多,则将上、下级文件与本级文件分开,上级排前,本级排中,下级排后。
此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下,从“1”开始编制一个大流水号,件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内,从“1”开始编制一个流水号。

2)保管期限---年度---问题分类法,即先将应归档文件材料按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类。再在年度下按问题(如综合、政工、业务)分类。
此种分类法适合以整理的档案和部分以整理档案数量特别多的单位,以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位(如县农业发展银行)。
为整理单位的,在按问题整理档案前,先要按级别分类,上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中,除非是针对本级的文件。。
为整理单位的,上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下,从“1”开始编制一个大流水号,件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中,同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。
3
)问题---年度----保管期限分类法,即先将归档文件按问题分类,每各问题下按年度分类,再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位(如自来水公司)。
此种分类法盒号编制方法是同一问题内,从“1”开始编制一个大流水号,件号编制方法是同一年度内,同一保管期限下,从“1”开始编制一个流水号。
4
)年度---保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类,每个年度下按保管期限分类,此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用,他们是按照上级业务主管机关的规定办的。
此种分类法盒号编制方法是同一年度内,从“1”开始编制一个流水号,件号编制方法是同一保管期限下,从“1”开始编制一个流水号。
2
、业务档案按种类——年度或保管期限——年度分类法。
3
、科技档案采用种类或保管期限——年度分类法。(种类有基建、设备、科研等)
4
、会计类档案采用类别——保管期限——年度分类法或年度——类别——保管期限的分类方法。类别有凭证、账薄、报表、其他。
5
、声像档案一般采用载体形式——年度——问题分类法;载体有照片和磁性2
    6
、实物档案一般采用年度或类别——年度分类法,实物类可分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类。
(三)档号(全宗号、目录号、案卷号(件号)、页号)的编制
       1
、全宗号的编制
全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号,如邵东一中,县档案馆确定其全宗号为“142” 标识为“142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.
     2
、目录号编制。

填写全宗内案卷所属目录的编号,在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号,企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位,可填写类别特征代码 。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间,不同组织结构,不同保管期限,不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即,案卷目录内案卷数量不足1000时,一般不另立案卷目录,亦不另编案卷目录号;案卷数量超过1000时,一般应另立案卷目录,并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时,省略间隔符。
        1
)一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案;Y代表业务档案(如果一个单位的业务档案门类很多,可以分别用Y1Y2Y3等标识);J代表科技档案;K代表365体育app(报表K1、账本K2、凭证K3)X代表音像档案;D代表电子档案;SW代表实物档案。
        2
)采用阿拉伯数字“1”“2”“3”分别表示永久长期(或30年)短期(或10年)三个不同的保管期限。
3
)目录号编制示例
      
业务档案  目录号  y1  代表永久类的业务档案;Y2  代表长期(或30年)类的业务档案;y3  代表短期(或10年)类的业务档案。
      3
、案卷(件)号、页号

1
)案卷号是目录内案卷的顺序编号,案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号,不应有空号,在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内也不允许出现重复的案卷号,每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号,若超过1000卷要重新编制目录号、案卷号。365体育app中的财务报表,账本,凭证、其他按大流水形式编写案卷号。
2
)件号即归档文件的排列顺序号,它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为室编件号、馆编件号。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号,每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆,重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。
   3
)页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷(件)内文书材料排列完毕后,要在文书材料中有字迹和图表的页面,一页编一个号,即页号。卷(件)内文件各页按排列次序流水编号,不应有空号。页码的编写都是双面有字的记2面,空白页不计数。
页号的位置:整卷装订的案卷,页码应编在文件正面右上角、背面左上角编写页号;单份装订的归档文件,页码应编在每份文件的右下角、背面左下角编写页号。
我县规定每一份文件都需用铅笔重新编页号。单份装订的文件,有文件阅办单的,编页号从阅办单开始。打印件已经编有页码的可不必再编,底稿页码接着正稿后面的页码数字续编。
整卷装订的案卷,如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起,应在卷内文件目录右上角的小方框内填写全宗号、目录号、案卷号。

三、档案整理的质量要求:
(一)组合(卷)要求;以问题为主,兼顾其它特征,使文书材料之间的联系紧密,分级适当,问题单一,类型鲜明,年度不混,保管期限准确。
1
、齐全完整。
1
)归档的文件材料应齐全完整,一个问题的构件不能缺漏,字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水;
2
)收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集;
3
)文电合一;
4
)底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件,则一般只要收集发文稿纸与印件,其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示,应收集与印件一并归档;
5
)有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档;
6
)附件随正件收集归档;关于同一问题的请示和批复应一起归档。
      2
、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案,分类层次清楚,类、项、目概念明确,并列的类别之间界限分明,不互相交叉或重合。
3
、保持文件内在联系。
1
)时间联系。要求区分年度,不同年度的文件不得混淆,一份文件有多个时间特征的.分年度时.以文件签发日期(成文日期)为准,据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按签发日期(成文日期),电报以发出日期,判定文件所属年度。
遇到某些特殊情况,按以下原则处理:
1)跨年度的请示与批复、来文与复文,放在复文年度;没有复文的,放在请示年度;
跨年度的规划、计划、预算,放在文件内容针对的第一个年度;
跨年度的总结、报告、决算,放在文件内容针对的最后一个年度;
跨年度的会议文件,放在会议结束的年度;
跨年度的非诉讼案件,放在结案的年度;
法规性文件放在公布或批准的年度。
2)专门年度,以专门年度为一年。如学校的教学档案。
3)没有标明落款日期的文件材料.应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期,据以按年度合理归类。
4)临时性机构,存在时间不长(两年以内),文件材料较少.形成的文件可以不分年度.放在工作结束年度归档;如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。存在时间长的必须按年度立卷。
2
)来源联系。要求区分级别,将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件,如本单位的请示与上级机关的批复,下属机关的请示与本单位的批复,应与本单位的文件放在一起组卷。

3
)内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等,一般按问题进行组合。
按问题组合要注意以下几点:
1)同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。
2)综合性文件和涉及两个以上问题的文件归入综合类。如档案局的一份年度工作总结,一份涉及档案法制、365体育彩票、科教问题的文件均归入综合类。
3)文电应合一组卷。
4)单一问题的文件数量少时,可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。
5)不同载体的文件材料,如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等要与内容相关的文书档案统一整理编目,分别存放,并在目录中加注说明。
6)在按问题分类时,文件归档应按其主要内容有规律地进行,并保持连续性,某个内容的文件在去年放入哪类中,今年亦归入同一类中,不要根据一时的需要随便更改,以免给将来的查找利用带来不便。
4
)正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表,将文书材料按不同的保管期限分开。

A
、文书档案类
根据国家档案局20068号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表,将文书材料按永久、定期(30年、10年)二种不同的保管期限分开 。鉴定时把握四句话:以我为主(即本机关形成的文件都应存档、占档案的大头,且永久为多)、以人为本(即涉及个人的材料除了县级以下的奖励、警告以下的处分都是永久保管)、重视执法(凡是跟行政执法有关的多是永久),本级内部科室加挂县机构牌子,期限提高。结合我县实际,我对8号令分级别,分期限进行了梳理,如下:
1)上级机关文件:上级主管机关和各级党委、政府及职能部门关于本机关机构设置、研究本机关工作的会议纪要、人员任免、人员编制、县级以上对本机关或人员的表彰及本机关起草的由它印发的重要业务文件等;省部级以上机关及领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件,省部级以下机关及领导检查 、视察本地区、本机关工作时形成的重要事由文件;上级机关制发的属于本机关主管业务的法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等;上级机关对本机关重要业务问题的批复等永久保管。
省部级以下机关及领导检查 、视察本地区、本机关工作时形成的一般事由文件;参加上级机关召开重要业务工作会议主要材料(如领导报告)、上级机关比较重要的文件、各级党委政府有关本行业一般业务的文件30年保管。其他要贯彻执行或查考的文件及明传电报  10年保管
2) 本机关重要文件永久保存。
一是反映机关主要历史面貌和主要职能活动的重要文件材料。如:党组(党委)、行政办公会议、局务会记录、会议纪要,党代、人代、政协会、工青妇代会、工作会议和专题会议材料主要件(指请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要);本单位编辑、编写的大事记、组织沿革、年鉴等;本单位机构设置、撤并、名称更改、人员编制、组织简则、印信启用和作废等;年度和年度以上的计划、总结、汇报、统计材料;重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 ;代表本单位参加上级工作会议的重要典型发言、经验介绍,本机关制定的方针政策性、法规性业务,中长期规划、纲要等;联合行文中本局为主的重要性文件;重要业务(方针365体育app性)问题的请示及批复(含上级对本级、本级对下级);出国或出境访问考察、参加国际会议,接待来访等外事活动形成的重要文件材料(指发表的公报,签订的协议、协定、备忘录,重要的会谈记录、纪要等);人大政协机关的提案答复材料。  
二是机关行政及事物管理、行政执法活动的重要文件材料。如: 行政管理工作制度、程序、规定,行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料(指固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等,不动产、自然资源的所有权、使用权的确认, 20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件 );机关事物管理中形成的房产、土地所有权和使用权的文件材料,与有关单位签订的重要合同、协定、协议、议定书(指涉外、金额巨大、时效性长、涉及面广)等文件材料,国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)重要文件材料(机关房产、机动车等价值相对较大,使用寿命周期较长的),职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续;财务审计结论  、决算报表、本单位制作的工资发放表;有领导重要批示和处理结果的信访材料;档案管理、保密工作、综治卫生、计划生育、中心工作等方面的重要材料;行政处罚、处分、复议、国家赔偿重要件;执法检查情况汇总、通报、整改通知等。
            
  
三是机关人事管理、纪检活动的文件材料。如:人事任免、奖励材料(县级以上)、处分材料(警告以上)、职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料,复员军人安置;人事考核、职称评审;职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等。纪检、监察工作中形成的重要综合性报告、调查材料(党员受到党内违纪处分);一把手述职、述廉建设总结。

本机关一般性文件定期保存。
其中30年的有:一是反映机关一般历史面貌和一般职能活动的文件:如党代、人代、政协会、工青妇代表大会的一般件(重要的贺信、贺电,筹备工作、选举过程中形成的文件,小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等),本机关召开工作会、专题会、承办国际性会议、大型展览会、博览会的一般件(典型材料、代表发言及交流材料、简报、新闻报道),本机关为协办会议的主要件 ;职工会议记录,年度以下的综合性汇报材料;中心组学习计划、日程、领导讲话、会议记录;上级机关或领导检查、视察本地区或本机关工作时形成的一般文件及本地区或本机关的工作汇报材料;代表本单位参加上级工作会议的一般事由性典型发言、经验介绍;本机关起草的一般业务文件,代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿;出国或出境访问考察、参加国际会议,接待来访等外事活动形成的一般件(出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录),本单位对人大的交办函、政协的提案及领导的批示所做的答复;本级简报,报纸、期刊、上级简报中有自己单位的重要信息等。二是机关行政及事物管理、行政执法活动的一般文件材料:20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料;机关财务预算 ,机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料;机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料;职工住房分配、出售的规定、方案、细则;职工住房情况统计、调查表、职工住房申请;重要接待工作的计划、方案;其他有处理结果的信访材料;机关办理事业单位登记、机构代码、物价年检、年审文件材料;行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的一般文件材料。

三是机关人事管理、纪检活动中形成的人事工作制度、规定、办法等文件 ;  受县级以下表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件,受到警告处分的人员处分材料  ;纪检、监察工作中形成的一般综合性报告、调查材料;党支部会议记录,个人述职、述廉建设总结。
10
年保存的有:各种会议讨论未通过的文件 ,本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会 的 次要件(委员会、分会会议和学术会的讨论记录,会议代表登记表、接待安排),本机关为协办会议的一般件(典型材料、代表发言、交流材料、简报),职工业务学习、政治学习记录 ;年度以下的计划、总结、统计材料 ;一般活动的总结、一般问题的调研材料;本级情况反映、工作信息等;党、团、工会工作活动中形成的情况反映、工作简报;联合行文本局协办的一般性文件;一般业务问题的请示与批复、批示(含上级对本级、本级对下级); 行政管理工件中形成的备案文件,人事考察及备案材料  ;财务经费请示及批复、月度报表、从工资发放中心拿回来的工资发放表、劳动情况月报、医保、社保、公积金余额报表; 一般接待工作的计划、方案;与有关单位签订的一般合同、协定、协议、议定书(金额小、临时性、事物性)等文件材料;国有资产管理一般文件(指 设备价值相对不高,使用寿命周期相对较短,若干年后就要淘汰、重新更换的);没有处理结果但需要保存信访材料;档案管理、保密工作、综治卫生、计划生育、中心工作等方面的一般材料(如成立领导小组、保卫安全检查、调查记录);与上级及各部门签定的年度责任状 。         
3)同级机关文件:非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。

4)下级机关文件:报送的重要的总结、报告保存30年;一般的保存10年。   B、365体育app。
1)会计凭证:保管15年。
2)会计帐薄:现金日记帐、银行日记帐保管25年,总帐、明细帐保管15,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。
3)会计报表:决算报表永久保管(包括文字分析),会计月报表保管15年。
4)其他类:会计移交清册保管15年,365体育app保管、销毁清册为永久,银行余额调节表、银行对帐单保管5
C
、科技档案。基建、科研:永久。设备档案:长期。
E
、音像、电子、实物档案:永久或长期。
F
、业务档案保管期限按上级要求办。

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