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如何整理档案
更新时间:2014-7-22

档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。档案整理的基本要求:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。

档案整理的文件范围是:凡是本机关工作活动中形成的,具有查考保存价值的文件材料,包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等,在办理完毕后均须整理保存。

档案整理的方法有两种:一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷,就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种,硬卷皮型号有1.21.52.0cm三个规格,以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒,以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲,一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件,正文与文件处理单为一件(处理单包括:收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等),转发件与被转发件为一件,正文与附件作为一件,原件与复制件为一件,报表、名册、图册、刊物等每册为一件,来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案,其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

按“件”整理的档案整理步骤是:文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。

按“卷”整理的文件整理步骤是:文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

一、档案的分类原则:以各单位全部档案为对象,依据其基本职能,结合档案内容、形成特点以及载体形式,保持档案之间的有机联系,实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化,便于档案的科学管理与开发利用。

二、档案的分类和大类设置办法

(一)大类的设置原则上每各单位设置八个大类,即文书档案、业务档案、科技档案(含科研、基建、设备仪器等)、365体育app、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。

(二)各类内档案的分类办法

1、文书档案分类有4种方法

1)保管期限---年度分类法,即先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类,我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法,采用这种分类比较便于操作,尤其对于小单位,而对于大一些的单位,虽说不用份问题,但为了查找方便,还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则,将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系(针对本级)的材料组合在一起;将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起;将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起;将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起;对于纯上级文件或下级文件,在实际操作中,如果上、下级文件不多,则和本级合并装盒归档,如果上级文件和下级文件较多,则将上、下级文件与本级文件分开,上级排前,本级排中,下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下,从“1”开始编制一个大流水号,件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内,从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒

2)保管期限---年度---问题分类法,即先将应归档文件材料按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类。再在年度下按按问题(如综合、政工、业务)分类,此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位,以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位(如县农业发展银行)。以“卷”为整理单位的,在按问题整理档案前,先要按级别分类,上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中,除非是针对本级的文件。。以“件”为整理单位的,上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下,从“1”开始编制一个大流水号,件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中,同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。

3)问题---年度----保管期限分类法,即先将归档文件按问题分类,每各问题下按年度分类,再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位(如自来水公司),此种分类法盒号编制方法是同一问题内,从“1”开始编制一个大流水号,件号编制方法是同一年度内,同一保管期限下,从“1”开始编制一个流水号。

4)年度---保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类,每个年度下按保管期限分类,此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用,他们是按照上级业务主管机关的规定办的,此种分类法盒号编制方法是同一年度内,从“1”开始编制一个流水号,件号编制方法是同一保管期限下,从“1”开始编制一个流水号。

2、业务档案按种类----保管期限---年度分类法。

3、科技档案采用种类--保管期限—年度分类法。

4、会计类档案分类有2种方法

1)采用种类--保管期限—年度分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开,再按年度时间排列,历年各编一个案卷流水号。这种方法适合365体育app数量少的单位。

2)年度---类别---保管期限的分类方法,首先应分开会计年度,再按形式分为几类(先报表、帐薄再凭证),然后在各类内按保管期限的长短顺序排列,一年编一个案卷流水号。这种方法适合365体育app数量特别多的单位。

5、声像档案一般采用载体形式--年度--保管期限分类法,按载体形式设置三级类目时,音像类可分为照片、录音带、录像带;

6、电子档案按照载体形式--年度--保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘;

7、实物档案一般采用载体形式--年度分类法-,实物类可分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类,也可以分为可折叠类和不可折叠类等。

8、图书资料按照类别---年度分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。

三、档号(全宗号、目录号、案卷号(件号)、页号)的编制

(一)全宗号的编制全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号,如邵东一中,县档案馆确定其全宗号为“142”,标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.

(二)目录号编制。填写全宗内案卷所属目录的编号,在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号,企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位,可填写类别特征代码。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间,不同组织结构,不同保管期限,不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即,案卷目录内案卷数量不足1000时,一般不另立案卷目录,亦不另编案卷目录号;案卷数量超过1000时,一般应另立案卷目录,并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“.”分开。不产生误解时,省略间隔符。

(三)案卷(件)号、页号

1、案卷号是目录内案卷的顺序编号,案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号,不应有空号,在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内也不允许出现重复的案卷号,每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号,再以案卷为单元依次编写件号(填写在顺序号栏)和页号。365体育app中的财务报表,账本,凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号,在每一个案卷内编写页号。

2、件号即归档文件的排列顺序号,它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号,每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆,重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。

3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号,不应有空号。

四、档案整理的质量要求:

(一)组合(卷)要求;以问题为主,兼顾其它特征,使文书材料之间的联系紧密,分级适当,问题单一,类型鲜明,年度不混,保管期限准确。

1、齐全完整。归档的文件材料应齐全完整,一个问题的构件不能缺漏,字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水;收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集;文电合一;底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件,则一般只要收集发文稿纸与印件,其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示,应收集与印件一并归档;有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档;附件随正件收集归档;关于同一问题的请示和批复应一起归档。

2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案,分类层次清楚,类、项、目概念明确,并列的类别之间界限分明,不互相交叉或重合。

3、保持文件内在联系。

4、正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表,将文书材料按不同的保管期限分开。

(二)外形要求 

 1、装具要求。

(1)采用由县档案局统一监制的规范化的档案卷皮夹、文书档案盒、科技档案盒、照片档案盒、会计凭证盒、会计账簿盒、会计报表夹、归档文件目录纸、卷内文件目录纸、归档文件目录索引、案卷目录纸、365体育app登记清册、365体育app卷内目录、科技档案目录、案卷目录夹、全引目录夹、归档文件目录夹等装具材料。

(2)购置合适的装订工具。比如用于装订“案卷”的手枪式电钻、装卷时用于固定档案不动的夹子(4个以上),以及剪刀、棉线、浆糊或胶水。用于装“件”的小型缝纫机、打孔机、塑料螺钉、不锈钢夹等

2、填写案卷或档案盒封面要求。立档单位名称应用毛笔书写或刻章盖印,其他项目应用钢笔(上黑色墨水)按规定逐项填写清楚,字迹工整、清晰,也可以刻章盖印。  

3、案卷或文件装订要求。案卷或文件的装订主要是为了固定"",使其便于保管和利用。在装订前,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整,复制要在保持原貌的前提下进行。须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物,对于装订成册不便拆封的书籍,刊物等,金属物已严密封装在其中,且拆钉会损坏原貌,不须拆钉重装。装订应结实整齐,不压字,不掉页,不倒页,不损坏文件,不妨碍阅读。对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料,应按照A4纸型的尺寸加以折叠,尽量减少折叠层粼、折痕处应尽量位于字迹之外。对于小于A4纸型规格的介绍信等文字材料,应将它们粘贴在A4纸上。空白纸张抽除。

(三)排列编目要求归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内.根据一定的方法确定文件先后次序,并使这种系统化的次序固定化的过程。一般按级别、事由,结合时间、重要程度等排列。事由是指一件具体的事,一个具体问题,或一段较紧密的工作过程等等。如申请一项拨款、召开一次会议。会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列,会议记录排最前。上级来文集中排列在本级归档文件之前,同级文件排列在本级文件之后,再排下级。上级文件按同一文号集中排列;本级文件按综合、政工、业务、行政事务、其他(或党群、行政、业务、其他)的事由顺序排列。

(四)编页号与盖归档章卷内文书材料排列完毕后,要在文书材料中有字迹和图表的页面,一页编一个号,即页号。页号的位置,整卷装订的案卷,应在文件正面右上角、背面左上角编写页号;单份装订的归档文件,应在每份文件的右下角、背面左下角编写页号,我县规定每一份文件都需用铅笔重新编页号。整卷装订的案卷,如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起,应在卷内文件目录右上角的小方框内填写全宗号、目录号、案卷号。单份装订的文件,有文件阅办单的,编页号从阅办单开始。盖章要求:归档章一般采用红色或黑色印泥,盖在归档文件首页上端居中偏右的的空白处,再逐件编写归档章有关项目。一个单位归档章加盖的位置应统一;归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容;若归档文件前有文件处理单(或办文单),归档章可加盖在文件处理单(或办文单)上。归档章其格式与尺寸如下

归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、页数、盒号等必备项。

1、全宗号:是同级档案馆给立档单位编制的代号。由县档案馆统一确定,未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。如下图中的“11”是档案局的全宗号。

2、年度:是指文件形成年度.以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2007

3、保管期限:是该归档文件保管期限标注。直接标明“永久”,“30年(2008年以前为长期)”,“10年(2008年以前为短期)”。

4、件号:件号为文件的排列顺序号。件号又分为室编件号和馆编件号两种。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目的排列顺序号。归档文件依排列顺序从"1"开始逐件编号,永久,30,10年分别编顺序号。馆编件号的设置主要是与档案馆衔接的需要,机关档案室不用填。。

5、盒号:档案盒的排列顺序号。

6、页数:每一份归档文件的页数。

7、机构(问题):是指作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化的简称。(我县这栏可以不填)下图是已经填好的归档章样式:

(五)卷内文件或归档文件编目要求,编目是指编制归档文件目录或卷内文件目录,编目应做到准确,全面,详细,深入,以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。目录项目包括件号或顺序号、责任者、文号、题名、日期、页数或页号、备注七项。用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长297mm220mm),我县统一印制成红色。各单位应在县档案局统一购置,不能用白纸印。填写归档文件目录项目时.应使用耐久的书写材料进行填写,且字迹必须工整,美观。永久、30年保管的档案要求用计算机打印目录,目录要求一式五份。一份随同档案装入档案盒,另四份应根据分类方案作目录汇编装订成册,以便查找和向档案馆移交之用。卷内文件目录放在卷首,归档文件目录放置在归档文件的最前面。填写卷内文件目录或归档文件目录要求如下:卷内文件目录和归档文件目录样式如下:

(1)卷内文件目录和归档文件目录的两个区别:

一是卷内文件目录第一栏是顺序号,卷内文书材料依其排列先后填写序号,按照文件的合理排列,要求一份文件对应一条目录,一条目录对应一个顺序号。单份装订的案卷,其卷内文书材料的件号应与顺序号一致。顺序号应用阿拉伯数字从”1”起依次标注案卷内文件材料件数的顺序,第二卷数字不能相连;归档文件目录第一栏是件号,填写室编件号。原则上一份文件编一个件号,登录时占据一个栏目。批复与请示、复函与发函、正件与附件、批转或转发和被批转或被转发件,应看作是一份文件的两个部分,只编一个件号;但请示、来函、附件、被批转(转发)文件的标题可以另外占行书写。同一份文件的不同稿本,只编一个件号;重要文件的定稿、草稿与历次修稿稿只编一个件号,但可以分别占一行登录。件号的编写应在同一个保管期限下、在同一年度内从“1”开始逐件流水编制,同一年度内盒与盒之间的文件件号必须相连。

二是卷内文件目录第六栏是页号,填写卷内每份文书材料的起始页号,卷内最后一份文书材料应填写起止页号,止号要与文件最后页的页码相符。每卷档案都从“1”开始按卷内文件排列顺序依次编写。归档文件目录第六栏是页数,填写一件文件的总页数,用于统计和核对。双面有字的记2面,空白页不计数;来往文书、正本与定稿作为一件时,应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。为便于管理,永久、30年保存的档案,我县统一要求每件都编页号,每件按件内纸张排列顺序从“1”开始编写。不管是页数还是页号,页码的编写都是双面有字的记2面,空白页不计数。以案卷为单位整理的页码编在正面的右上角,背面的左上角,以件为单位整理的页码编在正面的右下角,背面的左下角,打印件已经编有页码的可不并再编,有底稿的文件页码接着正稿后面的页码数字编写。

(2)责任者:是指制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。责任者一般应按文件照录,可写通用的简称,如“邵东县教育局”,不能使用“本局”等含义不明,难于判断的简称。联合发文填主办者和“我”(我指立档单位名称)。如有多个责任者,可写前三个,后加“等”字。对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件,责任者可填写领导人姓名,但必须用“()”标出领导职务;未署责任者的文件,编目时应考证清楚一并填写。另外注意,文件制发者是原作者,而不是编印者或翻印者。花名册、介绍信、介绍信、报道证、招聘表、工资转移证、农转非存根的责任者一律为文件中印章所指的批准单位。无批准单位印章的以填报单位所写字样为准,

(3)文号:填写文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成,填写文号要照实抄录,不能随意删减、省略、落字。如有明显错字,注意改正。可用三排编写,文号中的年度要用[]括起,如“邵档发[2008]10号”。少数文号中出现无字号、无年度而只有数字号的情况,注意有则有,无则无。文号栏内不得填写刊物名称、期次、文件材料的件次,诸如"会议文件之一""某刊第几期"等。

(4)题名:即文件标题,填写目录中的题名应将责任者、问题、文种三个部分照实抄录。目录中的文件题名要写全,不能随意删减、省略,要做到一字不落。明显的错字,注意改正。目录题名中如漏了《》和“”的,要增补。目录题名中的单位名称不能省略,必须以公章为准,做到一字不落。填写题名须注意:

(5)日期:目录日期必须是印章所盖处或文件形成时的日期。具体填写日期项应用8位阿拉伯数字写明年度、月、日。用2行排列如20080802。对没有落款日期的文件材料,应根据文件内容加以考证并填写。实在不清楚月日的用40代替。如20080000

(6)备注:用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。其中文件中的漏页、跳页和作废页次,需在备注中注明;有重复的文件需在备注中说明;传真件需在备注中注明;文件有破损,影响了文件内容的需在备注中注明;文件秘级应在备注中注明;只有请示没有批复的,注明缺批复;只有复印件缺原件的,注明缺原件。需要说明的内容较多,在备注栏加注“*”,具体内容填在盒内备考表中。会议记录里每次会议的起页号填写在备注栏中,方便查阅。 

(六)归档文件装盒要求。归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒。装盒时.应按照分类方法,将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。装盒的具体要求是:不同形成年度的归档文件一般不应放入同一档案盒;不同保管期限的归档文件原则上不应放入同一档案盒;分机构(问题〕的情况下.不同机构(问题)的归档文件原则上不能放入同一档案盒。装盒时应视文件的厚度,选择适宜的档案盒,不使文件弯曲受损,也不能太空。档案盒的厚度有2cm3cm4cm三种。档案盒是归档文件的装具。档案盒可竖式摆放,也可横式摆放。

(七)档案盒书写要求。1、封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称(即立档单位名称),如“邵东县教育局”。为了美观标准,我县今年统一刻章盖印,不再用毛笔书写。2、档案盒盒脊应根据不同的摆放方式,在盒脊或底边准确填写各检索项。项目有:全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号。前三项的填写照归档章,刻章盖印。问题栏可以用铅笔标明该盒档案事由,如“上级党群、行政管理”,方便检索。起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号,其间用“/”号连接;馆编件号待档案移交进馆时再行编制;盒号是指档案盒的排列顺序号,盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序流水号编制。《规则》要求在档案移交进馆时按进馆要求编制。为方便档案室管理,我县规定档案室统一用铅笔编制填写盒号。

 

(八)档案卷皮书写要求。文书档案案卷卷皮分两种,一种是硬卷皮,一种是软卷皮。封面尺寸规格采用300mm×220mm280mm×210mm(长×宽)1、封面项目有:立档单位名称、类目名称、案卷名称、文件起止日期、页数、保管期限。(1)立档单位名称。全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”;“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”;“湖南省人民政府人事局”“简称为“湖南省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。为了美观标准,我县今年统一刻章盖印,不再用毛笔书写。(2)类目名称填写大类名称,类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类,并应保持分类体系的稳定性。如法规档案、学籍档案、教学档案,这项也可不填;(3)案卷名称即案卷标题,拟写案卷标题要求文字简练通顺、标点正确,标题字数一般不超过50字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成,要求高度概括卷内文件材料,如“县教育局下发的关于党群,行政管理方面的决定、意见、通知”;(4)文件起止日期即卷内文件材料的起止日期;(5)页数填写该卷档案的总页数;(6)保管期限填该卷档案保存的期限。(7)封面的右上角有一个框,其项目有全宗号、目录号、案卷号三项。具体填写见前面档号编制。2、档案卷皮背脊项目有:全宗号、目录号、案卷号、案卷标题、年度、保管期限。

目录号照目录号编制要求填写,如会计凭证档案填写“K3”;案卷号是根据案卷的排列顺序,对不同保管期限的案卷分别编案卷号。同一保管期限内没有超过1000卷的若干年连续编大流水顺序号。案卷标题按照案卷封面上的案卷名称填写,字数多可缩写,如“县教育教育局关于党群、行政管理文件”。

(九)填写卷末或盒底备考表。每卷卷尾或盒底应放置备考表,备考表项目包括:盒(卷)内文件情况说明、整理人、检查人和日期,说明卷(盒)内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,填写立卷人、检查人和时间,以示负责。去年开始县档案局已将备考表印制在文书档案盒底。1、盒(卷)内文件情况说明要求填写盒(卷)内归档文件需要说明的情况,包括该盒(卷)内归档文件的收集齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等;整理工作完毕后,归档文件的修改、补充移出、销毁等情况。2、整理人:填写负责整理该盒归档文件的人员姓名,以明确责任;3、检查人:填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由机关档案人员填写,也可与机关内部机构负责人联署。4、日期:填写归档文件整理完毕的年、月、日。备考表放置在档案盒的最底层。去年开始县档案局已将备考表印制在档案盒底。

(十)编制立卷说明或归档文件整理说明.各立档单位在整理完毕当年的档案后,必须编制立卷说明或归档文件整理说明,打印6份,4份放永久档案的归档文件目录册里,置于索引的前面。一份放全宗卷里,一份存档。立卷说明或归档文件整理说明应简单扼要地反映立档单位基本情况及全宗内案卷数量、分类原则、整理状况、存在问题等。

1、立档单位基本情况。其具体内容主要有:(1)立档单位的名称、成立时间、职能范围、录属关系;(2)内部机构的设置情况,主要工作活动和指标任务完成情况,与立档单位紧密相关的重大事件、重大新闻、重大活动等。机构人员情况要写出立档单位本年度内机构职能和人员编制的调整变动情况和现状,机构职能的调整和主要领导的变动须写出依据,即列出文件名与文号。

2、归档文件情况。其具体内容有:(1)归档文件的总份数,各机构或问题类目的归档文件的份数,各种保管期限的归档文件份数;(2)本单位重大活动形成的文件材料归档情况;(3)有无复制件等情况;(4)各专门文件材料和非纸质载体文件材料归档情况;(5)本单位未办理完毕的重要文件材料情况。

3、归档文件整理情况。主要内容有:(1)归档文件整理的组织形式及分工情况;(2)归档文件材料的来源、内容、形式、数量、可靠和完整程度情况;(3)选择的分类方案、排列、编号方法;(4)重要归档文件的状况等。

(十一)案卷排列及编制案卷目录。案卷各部分的排列格式:(1)使用硬卷皮组卷,无论装订与否,其案卷各部分的排列格式均是:案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底。(2)使用软卷皮组卷,其案卷各部分按下列格式排列:软卷封面(含卷内文件目录)——文件——封底(含备考表),以案卷号排列次序装入盒保存。(3)依照“档案分类方案”对案卷进行系统排列,采用保管期限、年度、组织机构(或问题)的排列方法。(4)编制档案案卷目录。案卷目录由案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成,应对照案卷封面上的内容准确填写。案卷目录可以多年编成一本。案卷目录模式如下图:

 

(十二)编制档案全引目录或归档文件目录册。档案整理完毕后必须编制档案全引目录或归档文件目录册。

(1)档案全引目录由立卷说明、案卷目录和卷内文件目录组成。案卷目录须按照案卷的排列顺序,逐卷填写。全宗内的档案全引目录应根据案卷数量情况,区别不同保管期限,若干年度编一本。档案全引目录文书档案打印一式5份,其他档案各打印一式3份。

2)归档文件目录册由归档文件整理说明、归档文件目录索引、归档文件目录组成。归档文件目录册必须用档案局制作的专用归档文件目录夹单独装订成册。编制成册方式原则上应与分类方案和档案实体排列一致。永久和30年保管的档案要求制作5套,以后2套随档案移交给档案馆,另2套自己查阅。10年期限的档案制作一套目录就可以了。归档文件目录索引的内容有盒号、保管期限、年度、问题、页次。盒号编制盒号:用铅笔分保管期限编制年度流水号.须按照归档文件的排列组合顺序,逐盒填写;页次是指归档文件目录纸排列在该册的位置,每册从“1”开始编写流水号;问题栏要标出该盒档案内容和起止件号。

归档文件目录夹封面的填写:全宗名称填写立档单位的全称或规范的简你。年度填写档案的形成年度;保管期限填写永久、30年(或长期)、10年(或短期);问题填大类名称。

(十三)档案排架。排架方法:在同一保管期限中,按年度顺序,从左至右,从上至下。

五、业务档案的整理方法:各单位形成的业务档案必须规范化整理、编目、装订,并编制全引目录或案卷目录。以软卷皮装订的案卷档案(如公证处的公证档案)和以档案袋为单位保管的业务档案(农合办的医保档案)必须装盒,并规范填写档案盒背脊项目,所有档案不得直接裸露在档案架上。如有些医院的病例档案到目前为止都没有装卷、装盒,自成立以来的档案都裸露在档案架上,98年形成的病例档案都已经发黄、变脆,离保管期限30年还有很远就快无法使用了,这是对档案、也是对以后的利用者极不负责任的做法,虽然档案盒要点成本,但这些投入是必须的。业务档案的具体整理办法上级主管部门有规定的按上级要求整理,如审计局的审计业务档案,法院、检察院的诉讼档案,公安局的户籍、案件档案、纪检会的案件处理档案,公证处的公证档案,工商局、质量技术监督局的法规档案等,其上级都有具体整理要求,因此案卷整理就必须严格照规定执行。对于上级没有具体要求的业务档案,各单位应该请档案局的同志前去指导,由档案局的365体育彩票人员依据其档案形成特点制定整理方案。如农合办的医保档案、计生局的生育审批档案就是在档案局有关同志的指导下,将档案规范整理编目。

 

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