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对项目档案全过程管理的探讨
更新时间:2014-10-23

固定资产投资项目365体育彩票(以下简称“项目365体育彩票’’)是固定资产投资项目工作的重要组成部分,是365体育彩票的重要工作内容之一。随着固定资产投资项目工作的日益增长,怎样做好项目365体育彩票已成为摆在兰台人面前的一个重要课题。

近几年,笔者所在企业的固定资产投资项目越来越多,而与此同时,上级对于项目档案的检查验收也越来越严格。为了能够做好项目365体育彩票,确保项目档案的完整、准确、系统、有效,为项目整体验收打下良好基础,促进国有资产保值增值,笔者所在企业积极探索项目365体育彩票管理新方法,制度和计划相结合,不断创新管理方法,坚持以人为本,因地制宜地建立适合企业自身管理方式的项目档案管理体系,初步实现了项目档案的全过程管理。下面笔者就具体措施做一简要介绍。

创新管理方法,注重可操作性,落实项目档案管理体系全过程管理

在固定资产投资项目档案管理工作中,仅靠制度和计划是远远不够的,再完美的制度和周密的计划也必须能够执行下去才能体现其完美和周密,才能发挥他们的作用。必须通过具有实际操作性的方法和手段,才能将制度和计划真正落到实处。经过不断的摸索和尝试,总结经验教训,工厂创新了多种管理方法和措施,初步实现了项目的全过程管理控制,将项目档案管理体系真正落到实处。具体管理流程见图。

方法一:工厂在进行新项目报告申报、编写等工作时,档案部门要协助进行相关报告的准备工作,借此档案部门在项目立项之初就能及时掌握项目整体情况,做到提前介入。

方法二:在固定资产投资项目(含项目可研、初设,安全、环保、职业病、消防等“三同时"办理,设备购置,土建工程,信息化工程,设备及房屋大修等技改及自筹项目)进行招标方案评审必须通知档案部门人员参加;如不开会,采取招标文件(方案)评审表会签形式,则必须送交档案部门会签,否则该文件(方案)项目主管部门不予通过。档案部门在进行招标文件评审或会签时,从项目档案管理角度对招标方案提出意见和建议,确保招投标文件符合归档要求。

方法三:在进行固定资产投资项目工程及设备仪器开标日寸’档案部门人员必须到现场参与,在知悉开标过程和结果的同时,及时收集、整理、登记相关招投标文件。

方法四:在固定资产投资项目(含工目可研、初设,安全、环保、职业病、消防等“三同时”办理,设备购置,土建工程,信息化工程,设备及房屋大修等)合同审查会签过程中,必须送交档案部门审查会签,否则财务部门不予支付首款。通过参与合同审查,档案部门的文件归档要求在合同条款中得到了合理的体现,使文件资料的归档具有了法律效力,为后续文件资料的收集归档工作打下了良好的基础。如在与施工方、设备供应商、监理方签订的合同条款中明确要求文件资料移交归档完毕后才能支付尾款(该项费用比例一般占总款的10%~20%)。

方法五:在进行工程技术交底时,档案部门参与并将文件归档要求和归档范围对施工方进行交底,使施工方能够从一开始就对工厂的文件归档要求有一个详细的了解和掌握,确保施工文件资料归档的完整、准确、系统、有效。

方法六:项目工程中施工方向工厂提供的施工图统一交档案部门,档案部门对施工图进行建账、登记和更换,并通知相关部门进行签字领用,避免了因管理不统一而造成的各部门使用施工图不一致,进而影响施工工程决策的问题。

方法七:项目工程的基础、主体及竣工验收,档案部门均参与其中,—方面及时掌握工程进度,另一方面对施工方文件资料的收集、整理工作及时进行指导、检查。

方法八:工厂要求工程监理方除履行正常的工程监理外,还必须对施工方的文件资料进行监督检查,工程完工后,除了监理总结报告外,还需撰写工程文件资料评估报告,促使施工过程中监理方担负起对施工方文件资料的监督、检查工作,在提高施工方文件资料质量的同时减少档案部门工作量。

方法九:设备仪器到厂开箱验收时,档案部门必须到场参与,清理并记录随机文件数量和种类,做到心中有数。

方法十:在进行包括基建工程和设备仪器在内的所有固定资产投资项目尾款支付时,移交归档的文件资料必须经档案部门检查认可合格并签字后,工厂财务部门才能支付尾款,这一管理措施的执行,将档案部门追档案转变为施工方及设备仪器供应商主动归档的良好局面。

通过以上在项目档案管理工作中逐步摸索、积累、总结出来的、行之有效的方法和措施,工厂项目档案管理制度和计划在项目实施过程中得到了有效落实,实现了,从项目立项到结束的项目档案全过程管理控制,将项目档案管理体系真正落到实处。

加强工作协调,充分重视沟通,为项目档案管理体系提供有效补充

制度、计划和方法都是相对固定的,而实际工作中面对的情况千变万化,制度、计划和方法不可能做到包治百病,解决实际工作中的一切问题,且制度、计划和方法在某些情况下显得过于刚性,不利于工作的长期开展。针对实际问题,及时沟通、耐心协调是制度、计划和方法的必不可少的重要补充和润滑。

对规章制度中未明确、未涉及的内容辅以各种协调纪要、会议纪要加以明确规定,作为规章制度和工作计划的有效补充。为保证文件资料的及时归档,及时解决文件归档过程中的各种具体问题,档案部门采取开会集中协调,面对面交流,电话沟通等多种方式与各相关部门进行及时的沟通协调,齐心协力,共同努力,确保文件资料归档的完整、准确、及时、有效。

为保证文件资料的及时归档,档案部门定期与规划部门进行沟通,确保文件资料归档计划的及时准确列入工厂固定资产投资项目执行计划和落实考核;档案人员经常到相关业务部门协调、指导工作;档案部门、基建管理部门、设备采购部门和宣传部相关人员全程参加项目竣工验收和设备仪器开箱,确保了材料的完整性;档案部门与环境安全管理部门、保卫部门共同努力,开展项目“三同时"文件办理;档案部门与财务、审计监察等部门共同参与,认真进行项目财务决算和审计。沟通、协调作为制度、计划和方法的有效补充和强力润滑,进一步充实、完善了固定资产投资项目档案管理体系。

以员工为根本,培训自学相结合,提升项目档案管理体系执行人员能力和素养

人是固定资产投资项目档案管理体系的执行主体,再好的制度、计划、方法和协调沟通工作也必须要人来执行,执行人的工作能力和水平直接制约着固定资产投资项目档案管理体系的执行效果。因此,员工职业能力和素养的提升就十分重要,为此,工厂采取派出去、请进来和组织自学相结合的方法,努力提升员工能力和素养。

一方面,工厂积极派员参加固定资产投资项目档案及固定资产投资项目相关内容的业务培训,提升专业知识;同时定期引导、组织员工学习基建工程、设备仪器、安全、环保、职业病等国家地方政府相关法律法规,不放松相关专业知识的掌握。

另一方面,积极联系、组织员工到固定资产投资项目365体育彩票水平较高的其他企事业单位进行实地考察,与他们进行面对面的讨论和交流,学习他们的先进工作方法和经验;此外还直接邀请固定资产投资项目365体育彩票方面的专家对员工进行有针对性的专门讲座。执行人员的能力和水平的不断提升,从根本上确保了固定资产投资项目档案管理体系的良性运转。

认真自查问题,不断改进方法,保持项目档案管理体系运行活力

任何制度、计划和方法都不是一成不变的,为了保持固定资产投资项目档案管理体系的运行活力,工厂在每次项目档案验收完成后,都要组织相关部门召开项目暴露问题协调讨论会,对项目工作执行过程中出现的问题进行梳理、讨论,提出解决方法,杜绝同性质问题的再次发生;对于执行效果良好的工作方法,将其固化在制度中。对于已不能适应当前工作形势的规定、要求及时终止实施,从制度中剔除出去。

流水不腐,户枢不蠹”,通过不断的除旧布新,自查与改进相结合,促使固定资产投资项目档案管理体系持久保持运行活力,为工厂固定资产投资项目工作提供助推剂。

 

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