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铁路建设项目档案管理
更新时间:2014-10-23

铁道部与各省、市、自治区合资修建铁路是中国铁路建设史上的重大举措,它对弥补铁路建设资金不足、完善全国铁路网交通体系、促进地方经济社会发展发挥着重要作用。在部省合资修建铁路的新形势下,加强合资铁路建设项目档案管理工作具有十分重要的意义。

铁路建设项目档案管理的特殊性

铁路建设项目档案除了-具有原始记录性、系统成套性、完整准确性、不可再生性等特征外,还有如下几个特点:一是科技含量高、保密性强。高铁技术目前在世界上处于最前沿、最尖端技术,很多国家还没掌握高铁的核心技术,有些建设项目档案资料还处于保密阶段。二是建设项目多、投资规模大。“十一五"期间,广铁集团管内就有33个建设项目上马,而每个建设项目投资规模最小都在几个亿以上,有的建设项目投资高达上百亿元。三是专业领域广、行业特征明显。铁路工程文件和档案资料包括桥梁、隧道、轨道、编组站、站房、通信、信号、电力、电气化、给排水等各个专业,也涉及力学、电子、声学、光学等多个学科。四是分散性和复杂性。铁路建设工程点多线长、中间环节多、涉及部门广、内外协作关系复杂,造成建设项目档案资料收集难度大,而且数量多,整理十分困难。五是要求高、时效I生强。由于铁路建设项目工期要求紧,项目文件和档案资料一经形成就必须尽快送到有关部门和维修接管单位,使项目档案在保管维修、竣工验收、改建扩建和审计稽查等方面发挥其特有的作用。

铁路建设项目档案管理存在的问题

一是参建单位法制观念淡薄,档案管理意识不强,对365体育彩票不够重视。有的建设单位(在建合资公司)错误地认为建设项目主要是以建设工程项目实体为主,项目365体育彩票可有可无;有少数监理单位也认为,监理单位的任务是监督工程质量,项目档案的收集、整理工作是档案部门的事,与己无关;有的施工企业负责人则错误地认为,施工企业的主要任务是完成施工任务,项目365体育彩票可以等工程竣工之后再进行整理。导致项目365体育彩票没有领导负责,组织机构不健全,管理制度不落实,档案人员变动频繁,档案资料无人收集、整理和保管。当建设项目工程竣工进入验收时,才突击进行资料补收工作。由于平常不注意资料积累和收集,只能依靠少数人通过“回忆’’重新进行“编撰’’,严重影响了项目档案的真实陛、原始性、准确性和完整性。

二是档案产权归属关系模糊,管理责任主体不明确。在投资主体多元化的体制下,合资修建铁路容易造成档案产权关系模糊,管理主体职责不清的问题。有的在建合资公司(项目建设指挥部)不知道项目365体育彩票是项目建设中的一项重要工作,必须以在建合资公司(项目法人单位)为领导组织核心,对项目365体育彩票实行统一管理,负责对设让施工、监理等参建单位的365体育彩票进行统筹规划、组织协调和监督指导。而是错误地认为,建设项目365体育彩票是上级档案部门的事。甚至有少数建设项目指挥部认为建设项目建成竣工后,建设、施工和监理单位都要撤场,人员要转移到新的项目去工作,竣工文件资料要全部移交到接管维护单位。在这种思想支配下,有的在建合资公司既没有配备档案管理机构和档案人员,也没有主动增加投入配置365体育彩票必备的库房、装具等基础设施和办公设备,而是将竣工文件资料随便堆放在一起,档案资料保管工作存在着极大的安全隐患。

三是投资方档案部门对项目365体育彩票的监督、检查、指导不够。铁路行业和地方档案管理工作的差异,造成铁路建设项目档案验收标准和要求不一致。铁道部由于管辖幅度大,无暇对边远省份、投资规模较小的建设项目365体育彩票进行全方位监管;各铁路局(集团公司)作为铁道部的下属单位和出资方代表,若铁道部授权委托不明确,则不能主动对新建合资公司项目365体育彩票进行检查、指导和监管,常常处于较为被动的地位;而地方档案行政管理部门则由于铁路建设项目档案专业性较强和铁道部已有固定铁路行业建设项目档案管理办法和标准以及地方投资比例相对较少等原因,对新建铁路建设项目365体育彩票也较少问津,使得合资铁路建设项目档案监管工作出现“缺位”的现象。

四是在建合资公司各门类档案未实行统一管理,造成个别类型档案资料缺项。除了建设项目档案外,有的在建合资公司对文书类、基建类、设备类、科研类、会计类档案以及声像类和实物类档案没有实行统一集中管理,而是分散在公司各个部门,没有统一的档案管理办法和制度。由于各部门平时不注意收集积累,没有及时进行整理归档,结果造成大量珍贵历史资料丢失。

五是建设、监理和施工单位档案人员素质不高,未经过项目档案系统专业培训。目前较多建设项目参建单位并没有聘用档案管理的专业人员,而是由一些非专业的人员来兼职做365体育彩票。因没有经过档案业务知识的专门培训,缺乏经验,只是依葫芦画瓢,盲目照搬其他单位档案管理中的做法,外加自己主观的臆想。这样整理出来的档案案卷质量不高,存在较多的个人习惯,缺乏通用性,难以保证档案的完整性、准确性、系统性和规范性。

解决问题的措施和对策

1.提高认识,加强档案管理组织基础建设。各参建单位领导要高度重视档案管理工作,认真执行国家365体育彩票法律法规,建立健全项目365体育彩票各项规章制度、管理体制和工作程序。首先,要认真落实项目365体育彩票领导责任制。在建合资公司(建设指挥部)作为项目档案的组织、协调和管理主体,要明确分管365体育彩票的领导,由办公室(有的公司由工程部负责)负责全公司的365体育彩票,要按照项目所属关系,把项目365体育彩票纳入工程质量领导责任制进行监督考核,将项目文件的收集、积累和管理纳入项目建设工程计划,纳人各有关部门的职责范围和岗位责任制,加强检查和考核。其次,要配备档案管理机构和人员。在建合资公司要配备适应工作需要的专职或兼职365体育彩票人员,建立365体育彩票网络,健全项目365体育彩票的组织保证体系。

2.建立项目档案管理约束机制,加强责任考核。为了确保建设项目档案管理工作落到实处,首先,在建设项目合同中要设立365体育彩票条款。要在合同条款中明确规定设计、施工、监理等参建单位对项目365体育彩票的责任和要求;在项目招投标和签订设计施工合同协议时,要明确规定设让施工单位项目竣工图的编制责任和完成标准以及项目文件的收集、整理、移交和违约责任;明确监理单位对竣工文件完整、准确、系统情况的审核责任,提交监理档案以及有关专项报告的责任。也可委托监理单位负责监督、检查项目建设文件的收集和积累工作。其次,坚持365体育彩票与整个工程建设实行“四同步”。为了保证项目文件的收集、整理、归档和移交与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行,要做到:下达工程项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步;检查工程项目计划进度与检查项目文件材料积累、形成情况同步;验收、鉴定工程项目成果与验收、鉴定项目档案文件同步;上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况证明同步。第三,将项目档案验收和工程评优活动有机结合起来。为确保工程项目档案质量,督促单位领导重视365体育彩票,可采取如下措施:档案质量(特别是竣工图编制)达不到要求的,不能算完成施工任务,不得进行鉴定验收;在规定期限内未完成归档任务的项目,不得评为优质工程;竣工文件不齐全、不完整,建设项目不能验收交接;工程竣工档案验收不合格者,不能进行工程结算,并扣留工程合同中所预留的全部工程尾款。

3.发挥各铁路局(集团公司)档案部门区域管理优势和“桥梁’’作用,加大对在建合资铁路建设项目365体育彩票的监督、检查和指导力度。各合资在建铁路项目一般都处于各铁路局(集团公司)的管辖区域内,为防止项目365体育彩票监管“缺位”,各投资方要善于发挥铁路局(集团公司)档案部门在管理、专业、技术、人才等方面的优势以及部、省双方沟通联系的“桥梁’’作用,赋予各铁路局(集团公司)作为出资方代表和委托接管单位身份,代表投资人对建设项目365体育彩票依法进行统筹规划、组织协调,并履行监督、检查、指导和验收等职能。各铁路局(集团公司)档案部门要主动与建设项目主管部门联系,了解管辖范围内所有建设项目的工程进度,做好重点建设项目档案的登记管理和跟踪服务,建立重点建设项目365体育彩票业务联系。

4.实行365体育彩票统一管理,建立和完善各项档案管理制度。在建合资公司(建设单位)要结合实际制定本公司的档案管理办法,明确365体育彩票领导小组及档案部门工作职责,督促有关部门建立健全项目档案管理办法、竣工文件编制规定、项目文件归档范围及保管期限表、项目档案分类方案、项目档案整理操作规程、竣工档案验收办法、档案保管和文件归档制度、档案库房管理制度、档案调阅和利用制度和档案保密制度等,并抓好责任落实和考核工作。

5.增加365体育彩票资金投入,努力提升档案管理现代化水平。首先,提前规划,设立365体育彩票专项资金。为了确保档案安全保管和档案业务正常开展,提高365体育彩票信息化水平,各合资公司(建设单位)要在建设项目开工初期,提前将配置档案库房、档案柜架、装具和档案“八防”安全等所需设施设备以及购置计算机、复印机、传真机、扫描仪、声像器材等365体育app所必备的办公设备费用,设立365体育彩票专项资金,列入建设项目工程预算中,保证资金投入到位。其次,加大培训力度,提高档案人员业务素质。要采取“请进来,走出去’的办法,定期邀请上级档案部门人员到本单位开展业务培训、技术咨询和召开365体育彩票座谈会等形式,也可委派本单位档案人员参加省、部和各铁路局(集团公司)举办的档案人员业务培训班,组织本单位档案人员到先进单位参观学习,实地跟班培训,通过各种渠道提高档案人员专业技术水。

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