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力戒数字化中的本末倒置现象
更新时间:2014-10-23

档案利用频繁,容易造成损坏,档案数字化处理后,原件就可以封存起来,对档案是一种很好的保护。同时,数字档案可以异地备份,可以网上浏览,只要轻轻点击鼠标,就可以看到查阅的档案内容,既方便又快捷。正因为如此,档案数字化越来越得到大家的认同,数字化工作规模由小到大,正在全国各地蓬勃开展。然而,一些单位在档案数字化过程中出现了下列几点不容忽视的问题,值得档案部门高度重视。
        首先,档案数字化工作中出现的第一个问题就是对档案的直接机械损坏。这种情形主要见于一些老档案的扫描过程。由于老档案大多数是装订成卷的,扫描前需要拆卷,有的工作人员贪图方便,拆卷时用刀子将装订线一侧的纸边给切掉了。这样,档案的原始面貌就被破坏了,更有甚者,一些被切下的纸边上还有档案字迹--档案信息也被切掉了。
        其次,降低了对档案的整理标准。少数档案员错误地认为,档案经过数字化加工后,利用时只需查阅数字档案,不需调阅实体档案,所以纸质档案显得不重要了,因而降低了整理标准,该做的工作没有去做,例如应该卸掉的容易生锈的普通订书钉或者其他金属物没有被卸掉,档案上的锈迹随处可见。
        再次,放松了防虫、防尘、防光等档案保护工作。一些档案人员不再象以前那样重视并认真落实档案保护措施,个别单位甚至将原有的防光窗帘也拆除了。
        开展档案数字化工作,提高档案管理现代化水平,无论是单位领导还是具体的365体育彩票人员,都要有正确的思想认识,必须清醒地认识到:档案实体是根本,是数字化的基础,而数字化是辅助管理档案的一种手段,应在做好实体管理的前提下去进行。热衷于数字化而松懈于档案实体管理,就会本末倒置,后患不浅。
        为了既能高质量地开展档案数字化工作,又能切实做好对档案实体的保护工作,可以采用下面这些办法:
        一是在对档案进行扫描时,尽量使用不需拆卷的扫描设备。这样,可以有效避免对档案实体的破坏。一些因设备原因必须拆卷的档案,不能用刀子来切割纸边,而是用其他没有破坏性的方法来拆解,尤其是要注意保证档案纸张边缘字迹的完整性,切忌出现脱落、缺失等现象。
       二是严格档案整理,使用合格的装订材料和装具,卸掉实体上不利于档案长期保存的物件(如容易生锈的金属物等),提高档案质量。
       三是为了有利于档案的长期保存,经过扫描的档案宜作重新消毒、杀虫、除尘等防护措施后,再进行封存保管。

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