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知识管理视角下的企业档案管理
更新时间:2014-10-23

        企业知识管理是以满足业务需求为导向,以信息技术与优化的管理制度为手段,通过知识发现、知识共享与知识服务这三大核心要素来实现企业目标的管理方式。在知识为核心竞争资源的知识经济与信息化时代,知识管理成为企业新兴的管理模式。
        知识管理引入企业,意味着作为企业管理重要组成部分的档案管理需要与知识管理理念以及模式相融合,以档案作为重要的知识资源,建立以知识管理为导向,档案管理为核心的企业档案知识管理模式。
        知识管理引入企业档案管理的原因分析
        1.知识经济与信息化时代的支持与要求
        知识经济时代,“知识’’成为企业发展的核心资源。最大限度挖掘档案作为企业资产的知识价值,是提高企业竞争力与经济效益的重要途径。而随着信息技术的发展,企业档案知识管理不再局限于理论层面的构想,开发和应用档案知识共享平台已有不少成功的案例。
        2.企业档案知识管理可有效解决档案分散性与综合利用的矛盾
    企业档案由于跨地域、跨系统或者是文档制度不健全等原因,通常会造成企业档案信息资源的分散,无法满足业务活动的需要。以知识共享和服务为首要目标的知识管理的引人可以通过整合分散的企业档案,实现企业档案信息资源的共建与共享。
        3.企业档案管理与知识管理存在耦合关系
        企业档案管理与知识管理存在密切的重合与365体育彩票关系。首先,档案作为企业的核心信息资源,具有知识属性,是知识管理对象的一部分;其次,企业档案管理与知识管理在管理流程如收集、整理、鉴定与保存等环节都有相似性;最后,知识管理是更高层面的管理体系和方法论,对档案管理从实体与信息管理向新时代的档案管理模式转变有导向作用,而企业档案知识管理则是企业知识管理重要的战略组成部分。
        知识管理理念下的企业档案管理
        1.基于企业业务流程的文档一体化管理
        第一,企业档案部门需要参与文档一体化管理制度的建立与电子文件管理系统的构建,知识管理要求应用档案“新来源观”实现对文件的前端控制与全程管理。一方面,在制度中明确档案部门对文件的控制权,将档案管理的权限拓展到从文件形成之前的前端控制,到文件形成、流转、鉴定、保存等中间环节的监控乃至作为档案管理的末端管理,从而实现文件与档案的全程管理。另一方面,在企业电子文件管理系统的构建中,档案部门需要作为文件与档案管理的专业人员提供指导和建议,与技术人员以及业务部门进行沟通,将制度以及档案部门实际管理的权限和需求嵌入系统中。
        第二;集成文件流与业务流。文件与档案的管理需求需要嵌入业务管理模块,以确保在业务运行过程中所有的文件信息例如文件的形成者、形成背景、具体过程、目的等都能被有效捕获和控制;文件与档案管理如形成、流转、保存、利用等需要服务于业务流程的每个节点,满足业务活动对文件与档案的需求。
        2.构建系统的企业档案知识库
        宏观层面上,企业档案知识库要体现多维度与多层次的系统性。多维度是指档案知识库要根据企业职能、业务活动以及档案具体内容的多样性设置不同的知识模块,实现档案知识库的多维分类。例如,建立档案知识库的主题分类目录和职能分类目录。多层次则指档案知识库要根据不同层级以及业务需求提供不同层次的档案知识。比如,领导决策需要的是深度挖掘和整合的知识,而基层的一些常规事务或是鉴于权限的因素只需提供一些系统的初加工的档案。
        微观层面上,捕获需要纳入企业档案知识管理系统的所有信息,对档案的知识价值进行深度挖掘。对档案信息的抓取不仅包括深层的、背景的信息,如文件的内容、流转过程中涉及的业务信息,而且还要对档案进行增值性知识挖掘,例如档案内容背后的含义、各档案的业务或内容联系,或是档案内容中所涵盖的专业知识等。
        3.建立关联性的企业档案知识管理系统
        企业档案知识管理系统主要在四个方面体现关联性。第一,在企业档案知识库中,各知识功能模块间,档案知识元间不是独立存在的,而是通过各种各样的关联形成内部的知识网络。第二,企业档案知识系统设定不同的子模块,这些子模块依据流程例如知识采集、分析存储、开发、共享、服务等环节形成关联。第三,企业档案知识库是作为企业知识管理系统的一部分,需要同领导机构、职能部门、基层部门等内部知识管理系统搭建关联,形成无缝链接。第四,企业的运行是基于庞大的社会知识网络,因而企业档案知识网络还要同其他相关的外部知识网络例如供应商知识网络、客户知识网络、政府知识网络、专家知识网络等相关联,从而最终可以协同服务于企业的业务活动。
        4.主动提供多样化的知识服务与产品
        第一,企业365体育彩票人员成为主动的知识提供者,而不仅仅是档案知识的保管者。在知识管理的理念下,企业365体育彩票人员一方面需要熟悉档案知识库的内容,通过知识库学习相关的业务知识,从而了解企业的业务活动及其流程,并掌握与主要业务相关的专业知识。另一方面,档案人员要提高服务意识,加强与业务部门的联系,及时了解业务部门的需求信息,做到主动提供档案知识。
        第二,提供多样化的知识服务和产品。一方面,是指基于丰富的知识资源提供知识资源订阅服氖专题热点服氖定题信息服务、档案目录通报服务等,这些服务既可以根据业务需要进行主动推送,也可以根据用户的个性化需求提供个性化服务。另—方面,是提供多元化的途径和工具实现知识检索和共享。以相对成熟的知识地图为例,基于对档案的深度标引实现语义检索,将归属于各个文档库的文档在逻辑上组织和联系起来,并且通过知识关系网络指引用户找到知识的来源,实现企业档案知识资源的共享。
        5.立足于信息技术优化人员管理制度
        第一,要积极采用信息技术。企业档案知识管理需要依赖强大的技术支撑,企业档案知识管理的不同阶段需要应用不同的信息技术。比如,在档案知识采集阶段可以应用Intranet(企业内部网)、数据仓库、知识库、数据挖掘等技术,在档案知识共享阶段可以采用工作流、文档管理等技术,在档案利用阶段可以采用门户、知识地图、专家定位、搜索引擎等技术。
      第二,重视‘人’的因素,建立与优化适应于档案知识管理需求的人员管理制度。首先,设立档案知识管理主管,在知识主管的365体育彩票下,负责企业档案信息系统的构建和实施,并加强与业务部门、技术部门的沟通。其次,通过招聘和培训,保证所有和系统实施有关的工作人员要转变为企业档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者,掌握相关的技能和经验。最后,建立企业档案知识管理激励机制,鼓励所有的文件与档案形成者都成为知识的创造者、贡献者和共享者。
      企业档案知识管理的注意事项
      1.以档案管理为主轴
      企业档案知识管理的主体仍然是企业档案管理,因而不能跳脱档案管理的专业范畴。企业档案知识管理还是要以档案为核心,注重对档案知识来源的保护。这意味着对档案的原始性、真实性、完整性、准确性、有效性等本质属性的维护仍然是不可以忽视的重要任务;企业档案知识管理是基于良好的档案实体管理和档案信息管理的基础上,而非相互割裂的。
        2.需把握知识管理原则
        企业档案知识管理是以知识管理为导向的档案管理新模式,企业档案知识管理应考虑以下几个原则:(1)鉴于效益理念中投人与产出比的考虑,需要根据企业目标与业务需求选择重要的档案信息;(2)企业档案知识的开发和利用要体现新颖性,注重档案知识管理与成果的创新,以满足动态的市场竞争需求;(3)无论企业档案知识成果以怎样的形态和方式呈现,都必须保存好来源信息;(4)企业档案知识管理无论是构建还是共享,都要呈现系统性,不
能破坏其包含的各类有机联系。
        3.根据企业实际推进工作
        在规划企业档案知识管理前,要考虑企业管理目标、水平、业务的实际需要、资金以及技术可提供的支持等多方面因素,然后循序渐进地推进企业档案知识管理工作,例如根据企业经费的多少来确定企业档案知识管理的覆盖范围,或者根据技术部门提供的支持实现不同智能水平的企业档案知识管理。
        4.注重组织文化建设
        除了要重视制度和技术因素,企业组织文化的建设也是重要支持。知识管理需要建设学习型、创新型和共享型的组织文化,从而促进人才资源建设和人力资源管理的优化,形成知识管理的氛围,以保证企业从领导到基层人员能够共同参与企业档案知识管理的推进工作。这尤其对工作人员贡献核心的显性知识以及积极转化隐性知识有重要影响,从而丰富企业档案知识资源和提升共享力度。
        知识管理虽然还处于探索阶段,但它与企业档案管理的契合意味着新时期的档案管理有了新的方向。而无论是技术的应用或升级,还是企业档案知识管理制度的建立、优化以及实施,都需要理论研究和实践的发展提供支持。

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