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企业档案精细化管理的实践与探索
更新时间:2014-10-23

档案精细化管理,就是指对365体育彩票的各个环节进行细化分解,将精细化管理理念融入365体育彩票,并归纳总结出各个环节的最佳工作方法,以期实现档案服务功能的最大化。近年来,浙能集团有限公司努力探寻365体育彩票的新方法、新途径,通过档案精细化管理与实践,带领系统内各单位圆满完成了365体育彩票目标管理认定、创建国家级(省级)档案室、优良等级评定、档案登记备份和创建数字档案室等多项工作任务,实现了本系统365体育彩票的跨越式发展,并获得多项荣誉:省直单位365体育彩票先进集体、省级档案先进个人;企业365体育彩票省级优秀等级;全省示范数字档案室;1个档案科技项目获浙江电力科学技术三等奖,2个档案课题项目获国家档案局优秀科技成果三等奖。    
    一、档案精细化管理的实践探索
(一)建立完善的组织管理体系,是档案精细化管理的有力保障
建立完善的组织管理体系,从源头上明确档案业务的管理归属,是实践档案精细化管理的有力保障。浙能集团的365体育彩票在横向上受省档案局的指导、监督和检查;在纵向上,由集团副总经理分管并在其领导下开展工作,公司各部门内部指定了专兼职档案人员,负责集团公司的档案管理,对下属单位的365体育彩票进行指导监督,并通过布置、指导、培训、检查、考核、评优等督促下属企业完成各项365体育彩票,由此集团公司与下属企业间建立了健全的网络体系、顺畅的365体育彩票机制,确保了365体育彩票各环节责任的明确化、精细化,并逐步与经济责任制考核挂钩,实现了良性365体育彩票和闭环。
(二)创建规范精细的管理制度,是档案精细化管理的必要条件
公司成立10年以来,档案管理制度从无到有、从简单到系统,理论和实践得到有机结合,并着重于实践的可操作性和精细型,避免了制度流于形式。对近年来上级部门新提出的理念、技术、标准和要求,公司又实时进行了更新和修正,不断融入企业档案管理;用制度约束和强化档案资源的前端控制,加强档案资源的收集和管理,做到应收尽收,确保了档案资源的完整性和准确性。
(三)加强人才培养,是档案精细化管理的关键因素
人才资源是第一资源,是战略资源,是精细化管理得以实现的关键因素。我公司努力抓住培养档案人才的机会,提供良好的发展平台,多渠道多途径培养了一支规模适度、素质优良、技能高超的领导型、专家型、技能型的精细化人才队伍,充分挖掘了档案人员的主动性、创造性和发展潜力,实现了浙能档案的大发展。
近年来,集团公司档案室除带领系统内各单位开展了365体育彩票目标管理、创建国家级档案室、优良等级评定、档案登记备份和创建数字档案室等一系列活动外,还组织成立了由企业档案骨干组成的专家学习型检查小组,在省档案局业务专家的指导下,以365体育彩票的形式参加系统内各单位的重点工程档案专项验收、基建达标、档案室等级评定、年检、执法检查等,通过多年来的365体育彩票、参与和实践,档案骨干宝贵的管理经验渗透到各个企业,自身的技能也得到了长足的进步,最大限度地挖掘了档案人员的潜能和工作积极性,促使公司的档案管理水平越上新台阶。
(四)岗位设计与流程设计,是档案精细化管理的核心
档案管理业务流程长,从先期的文件材料——归档、移交至档案室——通过鉴定、电子档案的载体有效性测试和复制、整理、系统分类、著录、编目、数字化、信息化、装订、上架等,真正成为档案,这一流程至少需要10个以上的工作环节,每个环节又包含3-5个工作步骤。形成档案以后,还要进行档案安全管理、提供查询利用和档案编研等后续工作。因此,根据档案业务流程进行岗位与流程设计是365体育彩票精细化管理的核心。
岗位设计是指根据365体育彩票的需要,规定每个档案岗位的任务、责任、权力以及与其他岗位的关系。依据岗位设计可以把365体育彩票的岗位职责内容、履行职责内容和绩效评价考核等相关内容结合起来。流程设计是指以制度的形式、信息化的管理方式,规范每一个档案岗位的运作和关系,并通过工作流程、过程控制和总结评估等手段,将各个岗位有机地联系和协调起来。通过岗位设计和流程设计,可以使365体育彩票的各流程运作更加规范,各岗位职责进一步明确,再加上评估考核机制的配套,对于调动员工的积极性、增强员工的满意感以及提高工作绩效都有着重大影响。
(五)突出“实时性”和“利用性”,是档案精细化管理的重点
除了体系、制度、人员和岗位流程作保障外,在实践中还需不断落实,实时控制、利用、反馈,不断加以完善和改进,推进档案管理的精细化。
365体育彩票的最终目的是为企业服务,所以追求档案精细化管理,重点应放在档案的“利用性”和“实时性”上,应把为企业提供利用服务作为出发点和归宿点。作为档案管理人员,应打破“坐”、“等”的传统被动服务方式,积极主动地为企业提供服务。近年来,浙能公司档案室利用室藏档案汇编了《年度大事记》、《公司领导任免汇编》、《工作会议材料汇编》、《董事会会议纪要汇编》、《档案文件汇编》等20多种编研项目,并开展了档案科技项目的研发,在为企业领导提供决策参考、服务企业经营发展等方面发挥了积极的作用。
    二、档案精细化管理的发展趋势
(一)摆脱国有体制约束,让精细化管理更见实效
档案管理是企业管理的一个组成部分,受到企业管理大环境的约束。如果能进一步改变目前国有企业定量激励机制不充分,职工绩效评价体系缺失,分配中普遍存在的干多干少、干好干差一个样的“大锅饭”现象,那么精细化管理在365体育彩票中才能更见实效,体现出其更精、更细、更好、更优的特点。
(二)提高人员素质,保证档案精细化管理的落实
365体育彩票在企业管理中受到全方位的牵制,过程控制也受到多方面的制约,一项工作的开展需要各部门和人员的支持配合,如果每个部门和员工都能做到管理到位、责任明确,过程控制和检查监督事事、件件顺利实现闭环,365体育彩票也就能顺理成章地达到精细化管理的要求。
(三)建立科学的监督考核评价机制,检验档案精细化管理的成果
因此,建立科学的监督考核评价机制能够确保365体育彩票实现精细化管理,企业现行的考核管理比较粗放,大多以定性为主,绩效量化不够,使得档案的收集、利用等各个环节受到影响,该交的不交,该还的不还,造成档案资源的流失,不符合档案精细化管理的要求。它也是检验档案精细化管理成效的重要工具,这一考核评价机制的建立应以职责为基础,以数据定量分析为手段,以绩效确定分配的方式进行。
总之,365体育彩票精细化管理的优点毋庸置疑,用制度、流程、信息系统将“人”、“事”结合,其成效也已在工作中得以体现。但在实际工作中,在“落实”、“可操作性”以及“实时性”等关键点上仍然存在较多问题,值得每一个365体育彩票者努力探索、实践与推进。同时,我们也看到,档案管理只是企业管理的一个部分、一个环节。只有整个企业实施精细化管理,档案管理和其他的管理环节才能环环相扣、相辅相成,使精细化管理步入常规化、规范化的轨道,共同组成一个紧密的精细化管理整体。

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