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加强工程项目档案的前端控制
更新时间:2014-10-23

中国寰球工程公司(以下简称寰球公司)成立于1953年,现隶属于中国石油天然气集团公司,是集设计、采购、施工管理等多种功能为一体的,具有工程总承包能力的国际工程公司。在工程项目文档管理方面,寰球公司注重学习国际先进工程公司项目文件控制的理念,结合国内工程项目档案的管理方法,建立了从项目文件到档案的一体化管理模式和控制体系。
 
  建立工程项目文档一体化管理模式
 
      工程项目文档一体化指工程项目文件控制与工程项目档案管理工作一体化, 寰球公司工程项目文档一体化管理包含以下三个方面的内容:
       1. 文控人员与档案人员管理一体化
       项目签约启动后,项目组即可成立文控中心,因项目的大小设有文控经理(DOCUMENT CONTROL MANGER 简称DCM)、文控工程师(DOCUMENT CONTROL COORDINATOR 简称DCC)及文件管理员(DOCUMENT CONTROL SPECIALIST 简称DCS)岗位,负责项目过程中文件控制、最终版文件交付及归档;文控人员与档案管理人员的一体化管理是实现文档一体化管理模式的重要前提和保证。
       寰球公司随着业务的不断发展壮大,为进一步与国际先进工程公司项目文件控制工作接轨,实现“国内一流,国际先进”的公司文档工作发展目标,2006年公司成立了文控部,人员由原图档部门的档案管理人员与项目部的项目文控秘书人员组成,文控部对文控秘书、档案人员实施统一领导、统一管理、统一培训和365体育彩票、统一专业标准规范、统一明确岗位职责。文控部的成立为实现文档一体化的目标提供了组织和人员上的保证,为目标的实现搭建了一个强有力的平台。
       2. 纸质项目文件控制与纸质档案管理一体化
       纸质项目文件控制指项目执行中文控人员对项目产生的各类文件进行项目生命周期内有效的动态过程控制,建立有序、可控及可追溯的文件控制体系。文件控制工作是一项规范化、专业化和职能化的工作,目的是记录、追踪在项目生命周期内的过程文件和成品文件的内容及状态,主要活动包括文件的发布、文件的分发和传阅、文件的接收和返回、文件的归档、保存和销毁。相比之下,纸质项目档案管理是一种静态的管理模式,档案人员按照传统的档案管理要求对归档的纸质项目文件材料进行收集、分类、编目、登记、统计和必要的加工整理等,便于利用,以充分发挥档案在生产经营管理中的作用。
       文控部成立后,提出了静态的档案管理工作前移,将档案管理的方法、理念融入到文件过程控制中去,档案人员对文控人员进行文件图纸验收、收集、分类、组卷、编号、整理、借阅等专业化的系统培训,达到项目结束后文控人员直接归档入库上架,以期实现纸质项目文件控制与纸质档案管理的一体化。
       3. 电子文件与电子档案管理一体化
       在项目执行中项目部一般使用的是适合项目管理的专业文件控制系统,用来存储、控制项目过程中生成的所有电子文件,包括外来纸质文件扫描后的电子文件;在档案管理中使用的是适合档案业务管理的专门数据库系统,用来存储管理归档后的电子档案。电子文件与电子档案管理一体化需要利用网络和计算机技术将上述文件控制系统和档案管理系统实现无缝链接,建立文档一体化软件,针对从电子文件产生到归档为电子档案进行全过程控制和管理。寰球公司在建立文档一体化管理模式的过程中,一方面实现过程文件全部电子化、网络化,同时优化两个操作系统,通过专业公司开发一体化软件,使文控操作系统与档案管理系统相结合,逐步实现电子文件到电子档案的一体化管理。
       文档一体化管理是将文件控制的动态管理与档案的静态管理相结合,从中最大限度有效地加强了工程项目文件的前端控制,同时也激活了传统的静态档案管理,两者相辅相成,相互促进。按照传统的做法,文件控制是从各项目管理的角度出发运作,与档案的静态管理没有衔接,人员也属于两个部门,没有统一整体的业务规范,这样往往会出现归档文件不齐全、整理不系统、分类编号不准确等现象,验收时往往产生成品文件图纸不合格与保证进度及时发图的矛盾;归档后往往因质量问题需要档案人员重新拆卷、整理,花费大量的时间进行重复性工作;在电子文件管理方面,前端文控人员虽然在操作系统中输入了大量的文件信息,但由于两个系统不衔接,有些档案需要的字段和信息没有包括在内,致使归档后档案人员再次进行大量信息的输入 ,工作烦琐而重复。文档一体化管理的实施不仅使档案人员从繁重重复的工作中解放出来,有更多的时间投入到档案的利用工作中去,提高档案的利用率,同时更有效地通过前端过程控制保证了归档文件的齐全、完整、系统。
 
       实现工程项目文档一体化管理的两个前提条件
 
       1.建立统一的专业化标准规范体系
       建立文件控制、档案管理统一的标准规范体系文件是实现文档一体化的基础。体系文件是文控、档案专业人员工作的标准和依据,内容涉及国标、行标、企业内部标准及在此基础上编制的各类项目文件控制程序化文件,这些标准体系文件的建立是文控、档案现代化管理工作的基础,是科学管理和有效利用档案的保障,同时有效促进了文控和档案管理工作的规范化和专业化。实行文档一体化必须严格遵循统一的专业化标准规范,实现管理的规范化。寰球公司在开展文控、365体育彩票中,共建立了三个层次的40多个体系文件。
       2. 培养一支专业化队伍
       工程项目文档一体化管理的实施对现有文控人员的素养提出了更高要求。以寰球公司为例,其岗位工作涉及档案、文秘、中文、英语、计算机、石油化工、项目管理等多个领域的专业知识,文控人员不仅要熟练掌握项目过程文件控制程序、流程及方法,而且要熟悉有关档案管理的国标、行标及企业内部体系管理标准规范。寰球公司文控部成立后最重要的工作是对文控人员进行大量的专题业务培训,包括项目文控策划操作流程、文控操作系统应用、电子文件分类结构、项目常用表格、项目文件编号及底图验收、工程技术文件的收集、分类整理、组卷等文控、档案管理业务培训和指导,使他们能够按照统一的标准对工程项目中形成的设计文件、管理文件、信函、外部技术文件(包括厂商文件)声像文件、最终交付文件等进行分类、编号、整理、组卷、分发、借阅、归档等过程管理和控制,为项目提供更及时有效的服务的同时也保证了归档文件的质量。
       在项目执行过程中,文控人员经常参加项目的各种会议,负责会议纪要,各种请示报告等文件的编制,写作水平的高低也代表了文控秘书人员的综合素质;在涉外工程项目中,文控秘书人员的工作语言往往是英语,经常发英文传真、写英文会议纪要、参与外方文控工作谈判、入库前翻译文件目录等,因此英语听、说、读写要求熟练,才能适应文控秘书工作。此外,文控秘书人员还必须具备高度的责任心、良好的沟通协调能力、较强的计算机应用能力以及熟练使用办公设备的能力。
       目前寰球公司有百余名文控秘书人员,承担了公司70多个工程项目的文控秘书工作。文控中心在项目组织机构中成为必不可少的机构,文控经理处于项目的核心管理层,文控专业成为项目中重要的专业之一,文控人员与其他专业人员一样参与项目报价、出国谈判等项目重要环节的工作,从过程中对工程项目档案进行前端控制,项目对文控人员的迫切需求与近年来档案部门一而再、再而三的减员增效形成鲜明对比。

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