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沟通——档案利用金钥匙
更新时间:2014-10-23

中原油田采油一厂档案室从诞生之日起就把档案利用作为一切工作的核心。以2009年为例,全年共接待查档1441人次,提供案卷1079卷次,复印取证783张,接待量日均6人次,其中在利用高峰期日接待量近二十人次的情况屡见不鲜。通过档案利用服务的实践,我们深切感受到:充分利用“沟通”这枚金钥匙,强化与辖区单位领导、兼职档案员与利用者的交流,有利于展现档案从业人员的服务观念、服务能力和服务水平,开启档案利用之门。
1  以积极反馈的方式强化与辖区领导的“沟通”,从而搭起档案利用之门
  多年的利用服务工作,使我们深刻意识到:从“头”沟通在档案宣传工作中占有举足轻重的地位。面对辖区领导,我们利用一切能与辖区各级领导沟通的机会,不遗余力地进行档案和365体育彩票的宣传。每年归档工作结束后,我们会向辖区单位主管领导递交年度归档情况报告,及时汇报当年的归档情况,对各部门及兼职档案员归档工作进行讲评,分析不足、提出改进建议,及时与辖区领导面对面进行交流,了解辖区单位的工作动态、预测档案信息需求,使档案信息开发紧跟主业工作节奏。比如2010年初,我室在向采油一厂主管副厂长汇报365体育彩票时,得知采油一厂拟于今年4月28日隆重举办建厂30周年庆典活动,届时将举办庆典晚会一台、展出60面展板、制作历史图册一本的消息后,主动与厂庆办公室联系,了解信息需求,及时编制、提供了库藏数码照片及纸质照片目录、“采油一厂历年上级领导视察调研”、“采油一厂历年局级先进人物”、“采油一厂历年荣誉录”等专题目录供厂庆资料收集,同时还主动为本次厂庆活动提供“三个保证”服务,即:保证全天候提供利用服务、保证提供信息全面、保证档案信息完整准确,这个服务一直延续到厂庆活动结束。在整个厂庆筹备工作中,我室共提供纸质照片532张,数码照片421张,任职文件利用23621件。
2   以协同合作的理念强化与辖区兼职档案员的“沟通”,从而疏通档案利用之门
  我们每年定时在辖区各单位召开年度档案归档会,由档案室工作人员与辖区单位主办,辖区单位主管领导、各相关科室兼职档案员参加。大会以搭建供需沟通平台为宗旨,下发各单位年度归档内容明细、明确档案归档时限的同时,档案人员与参会人员一起学习档案收集业务相关的档案制度及考核准则,及时解答与会人员提出的档案相关问题,保证档案收集环节的正常运行。这就为档案室工作人员与辖区兼职档案员有效沟通、协同合作,疏通档案利用之门打下了坚实基础。2010年5月,采油一厂劳资科兼职档案员受单位委托带着该厂所属的某三级单位劳资员,替厂内协解职工刘某查阅特殊工龄。由于此事涉及职工与单位劳资纠纷的敏感问题,对方一开始就一副不想多说的表情。在查档过程中,我们档案员以拉家常的方式与其聊天,用真诚的交流拉近双方距离,在查档中又非常专业的回答了对方提出的一些个人对档案的疑难问题,在顺利查到所需的档案后,来人情绪大好,向档案员和盘托出了拿到这些原始档案的证据后刘某可享受提前退休方面的一些具体待遇的情况,使接待员及时得到档案利用效果的信息反馈,也使旁听的人力资源科兼职档案员感受很深,临走时笑着对我们说:“没想到我交来的这堆纸这么有用,今天可给我上了一堂生动的档案宣传课。”
3  以平和真诚的心态强化与利用者的“沟通”,从而开启档案利用之门
  在接待利用服务工作中,我们很重视利用者填写的“借阅登记表”,尤其看重表中“利用效果”的填写。为杜绝以往利用者敷衍了事写几个字的现象,档案员在利用者填写利用时,用平和真诚的态度拉近与利用者的距离,打消利用者的戒心和疑惑,让他们意识到工作人员了解查档目的是为了帮助他们更好地查找证据,帮助解决难题,而非打探他们的隐私,使其放心地把自己遇到的难题和需要解决的问题和盘托出。初次前来查档的利用者,在利用中会遇到这样那样的问题,接待员会百问不厌,耐心解答。2009年8月9日,采油一厂原劳动服务公司的张某之妻为填报住房调查表来查档,由于张某本人已故,其妻对他中级职称的任职具体年限也不甚明了。接待人员用微机搜索她提供的年度前后五年接连检索几次其人名,都没有找到,后又手工检索了几卷未果的情况下,其妻失望地离开时,工作人员鼓励她回去询问一下知情同事,再来复查。次日,接待人员用微机检索原劳动服务公司另外一位职工,顺利得到结果。工作人员将两件事联系起来进行比较后,试着输入张某名字中与其妻提供的同音不同的字查找,很快检索到张某于1986年中级职称的聘任文件。我们喜出望外,利用前日其妻查阅时填写的“借阅登记表”上的联系电话,通知张妻这一消息。随后,张妻千恩万谢地取走了聘任文件的复印件。就这样,我们以平和真诚的心态强化与利用者的“沟通”,从而开启了档案利用之门。

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