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如何做好科技文件材料的收集工作
更新时间:2014-10-23

1、制定符合本单位实际的《科技文件材料归档与不归档范围》和《科技档案保管期限表》
        科技文件归档范围应以企、事业科技工作活动为主,突出反映企、事业科研、生产等基本职能活动。应以本单位日后是否查考利用为科技文件归档的出发点。既不可搞“有文必档”,不管文件的价值和来源,凡是文件都归档;也不能将有价值、属于归档范围内的文件遗漏掉。
2、增强平时收集文件材料的意识
        我们制定的《科技文件材料归档与不归档范围》和《科技档案保管期限表》不是一成不变的,它是随着企、事业应对市场经济变化相应调整生产、经营策略而发生变化的,如新产品研制、科研课题的研发、技改项目的实施改造等等,这就要求我们应及时把新形成的文件材料补充到《科技文件材料归档与不归档范围》和《科技档案保管期限表》内,以确保其齐全完整。
3、明确归档时间
        企、事业文件材料的归档时间主要有两种:定期归档和随时归档。定期归档是指按照有关规定,企、事业文件在形成处理完毕一段时间之后再向档案部门移交。按年度归档、按项目结束时间归档或按工作阶段归档等方式都属于定期归档。这是企业文件材料归档的典型形式,管理类文件、科技类文件、会计类文件等材料的收集归档适用此种方式。随时归档是指在企、事业文件材料形成时就将其归档,或形成处理完毕后立即归档。临时归档、即时归档等方式都属于随时归档,这是收集企、事业文件材料的补充形式,也是确保企、事业文件材料完整、准确、系统的有效方式,产品更新、项目改扩建、设备开箱等材料的收集归档适用此种方式。一些临时性的重要工作、重大事件以及一些外出考察过程中形成的文件材料往往被企、事业忽略了及时归档,这就要求企、事业档案部门及时了解本企、事业的工作动态,加强与各部门的沟通和联系,及时指导有关人员随时注意做好有关文件材料的形成和收集工作,以确保本企、事业归档文件完整、准确、系统。有些暂未纳入企、事业文件材料归档范围内,但又确实有保存价值的文件材料范围,还可以制发《临时归档通知单》给有关材料形成部门,以确保将企、事业有价值的文件材料尽可能地收集齐全。
4、明确归档份数
        应该归档的企、事业文件材料,一般归档1份。重要的、使用频繁的企、事业文件材料,其复制件可以归档保管2~3份。比如科技文件材料中的加工或施工的蓝图、365体育彩票成果报告等,可以归档1~3份。
5、明确归档要求和手续
        归档工作应由企、事业文件材料形成部门承担。由形成文件材料的部门和人员承担归档工作,既能保证归档文件材料的质量,也便于日后查阅利用。归档的文件材料要选用优质材料,如应当选用优质的纸张,不易脱色的墨水。对破损、模糊不清的文件材料应予以修复或复制;归档的文件材料要进行组卷、编目以后方可归档;向档案部门移交时,应填写移交单一式2份,由交接双方按清单移交点收,并且签字、注明交接日期,然后各存一份,以备查考。
6、落实“四同步”工作措施。
       即企、事业下达工作任务、项目计划与提出企、事业文件材料的归档要求同时,检查工作、项目计划进度与检查企、事业文件材料积累情况同步,验收、鉴定工作、项目成果与验收、鉴定企、事业文件材料归档情况同步,工作、项目总结与企、事业文件材料完成归档同步。

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