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对企业科技档案信息开发利用的思考
更新时间:2014-10-23

科技档案直接服务于经济建设和科技发展,是覆盖企业经济领域的专业管理工作。随着改革开放和现代化建设的深入,科技档案依法管理服务的理念和依法管理服务的方式逐步确立。

一、以科学发展观为指导,增强企业科技档案利用的法律意识

科技档案产生于科技活动领域,它真实地记载了科技活动、科研管理、科研成果中的科研思想、方法、过程和经验,是广大科技人员劳动结晶和智慧的积累,是企业科研生产发展的客观评价,也是一种潜在的知识形态的生产力。科技档案作为一种劳动产品、一种资产、一种财富,一直伴随着企业经济建设和科技发展的脉搏跳动,具有价值和使用价值的特征。合理地利用科技档案可以产生巨大的社会效益和经济效益,企业能有效地提高效率,增加收益,节约资金。但由于科技档案本身蕴含了许多商业秘密和技术专利等,除科学技术转让,设备、仪器档案、产品说明书等可进行广泛交流或交易外,许多内容如涉及商业秘密、企业秘密的科技文件,不宜对外公布。这就要求除执行档案法律法规以维护和规范科技档案管理和利用之外,还必须认真实施同维护科技档案资产权益有关的各种法律法规,如商标法、著作权法、专利法、科技进步法、产品质量法、反不正当竞争法等。这些法律法规都是正确维护和协调企业科技档案管理和利用服务所涉及到的企业权益与各种关系的依据。

在维护企业合法权益的前提下,要加强科技档案的开发利用。由于长期以来有的企业固守传统观念,凡是涉密的科技档案一律不得查阅,致使相当一部分科技档案利用困难,大批有价值的科技档案得不到充分的发掘和利用,有的甚至变成了“死档”。因此,新时期要以科学发展观为指导,坚持全面协调可持续发展是档案事业发展的必然要求。为了更好地利用科技档案,发挥档案价值的作用,必须提高档案的利用功能,同时为了保守企业秘密,必须加强法律意识,建立严格的保密措施。利用和保密是辨证的关系,强调一方面而忽视另一方面,都是不允许的、不科学的。要转变思想、更新观念,改变传统的“重保密、轻利用”的观念,统筹安排好各环节工作,正确处理好利用和保密的关系,使两者和谐共存。在开展科技档案利用工作时,要依法规范利用,积极、慎重地制约人们对科技档案的利用行为,维护企业合法权益,确保企业秘密的安全。

二、依法治档,增强企业科技档案利用时代意识

企业科技档案的开发和利用是一项非常严肃和谨慎的工作,需要建立和健全各项监督体制,以保证有效地发现并纠正档案利用过程中的不规范行为。

企业中各项档案管理的规章制度一般都比较健全,但是涉及科技档案保密和利用方面的就不一定完善了。做好科技档案利用的监督管理责任重大。首先,要建立健全科技档案涉密管理的规章制度,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批程序,使提供利用工作有章可循,便于执行,这是合法利用科技档案的前提条件。其次,要配备专人负责管理,档案管理人员要把“依法制档”作为自己的神圣职责和应尽义务,实行进入库房履行登记手续,发现问题及时处置。再次,科技文件移交归档时,必须登记造册,建立台帐;调阅、移出、销毁必须严格按规定办理审批、登记、签字手续。总之在科技档案的开发和利用过程中,要根据不同的情况,采取不同的措施。一旦有意外情况,一定要及时上报,以免造成更大的不必要的损失,做到及早发现,及早上报、及早处理。同时,档案人员应增强与时代步伐相一致的时代意识:

1、法律意识。国家关于365体育彩票的法律、法规是我国365体育彩票健康发展的重要保证。在社会主义市场经济条件下档案人员在履行科技365体育彩票的服务职能中要有强烈的依法办事的意识,遵守科技档案利用工作纪律,按照档案法律法规,进行档案的开发与利用。正当地参与企业的市场竞争,正确处理大局利益和自身利益的关系,防止出现片面追求轰动效应,违反档案利用工作纪律的情况发生。

  2、市场意识。社会主义市场经济的体制为365体育彩票开辟了广阔的前景。档案人员应开发档案信息并主动与市场经济接轨,以直接或间接的方式参与到市场经济活动中去,为企业经济服务。市场经济体制是一种竞争机制,档案人员要使档案信息有效进入市场,要有质量意识、效益意识,要根据需求优化服务措施,提高服务质量,开发含金量高的科技档案信息,并及时把能产生极大社会效益和经济效益的科技档案信息推向信息市场,使科技档案信息在市场环境的作用下找准位置发挥其作用。

3、信息意识。现代社会已进入信息时代,科技档案作为信息资源的组成部分,档案人员应增强对其信息性的认识程度,提高辨别水平和处理能力,增强开发科技档案信息资源的意识,满足企业发展对科技档案信息日益增长的需求。同时,要树立现代技术意识。市场经济的建立形成了一套激烈竞争的机制,追求信息的快速传递,发挥时效,是信息竞争的重要措施。实现这一目的的条件就是档案人员要积极采用现代化手段开展档案服务工作,大胆地进行设备更新,努力学习现代化技术,比如电子计算机技术、网络技术、多媒体技术、影视制作技术等,促进365体育彩票的发展跟上时代节拍。

三、顺应企业发展,增强人员素质,提高服务水平

在生产力的诸要素中人是决定因素,科学发展的根本出路是提高人的综合素质。档案管理服务工作,是一个平凡而又寂寞的岗位,表面上看,永远不可能做出轰轰烈烈的成绩,也不能为企业和部门创造出直接的经济效益。但是档案在企业科研、生产和改革发展中具有不可替代的作用,也是一种无形的资产。科技档案内容涉及方方面面,其管理需要各种知识。而担负科技档案利用服务的管理人员具有特殊的地位和身份,有知密早、知密多、知密深的特点,对保守企业的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任,因此必须具备较高的素质。

一些企业由于管理不到位,使得涉密人员保密意识薄弱,档案意识单薄。因此,加强档案管理人员的保密教育及管理,是科技档案服务利用工作的重要环节。要求科技档案管理人员具有高度的政治责任心,热爱档案事业;熟悉档案法规;具备一定的专业知识,熟悉所保管的科技档案内容;具有较高的文化知识水平和创造性的思维方式,能总结和分析利用工作中的经验与问题,对现有的利用方式、服务手段以及工作制度等不断进行改革,从中掌握利用工作的规律;还应当具备敏锐的工作能力和观察能力,善于做利用者的工作,能独立处理利用中出现的一般问题,从而使档案人员的观念、业务技能和服务方式跟上企业发展的需要。

 

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